Wedding Preparation A-Z!

FINALLY! We got Indihome installed in our house. Alhamdulillah udah ga tinggal di goa lagi haha. Now I can start writing on my blog again.

As promised, I'm going to write about our wedding preparation. And in separate posts I'll write review and personal experiences about our vendors, one post for each. But I'm still waiting for photos from my Photo & Video vendor, though. So this may take a month or two to finish. But still I hope this will help someone out there who's trying to figure out what to do and where to start your preparation.

 

This was the Same Day Edit Video by Mint Studio.

So, as I told you on earlier post, we had 4 months to prepare our wedding. I'm not gonna lie, it was hectic. Even buat gw yang udah cukup familiar dengan persiapan pernikahan. And the fact that Ion works out of town and I myself was working too (back then though. Now I'm a housewife.) made us only do vendor meetings and all preparation on weekends, and phonecall EVERYDAY on weekdays to discuss things. We only got 17 weekends. That, minus Eid holiday, minus me working on wedding events, minus when Ion didn't come to Jakarta, minus family gatherings where we met each other but didn't get to prepare our wedding. You do the math. Basically, kita selalu bikin plan di tiap weekend nya mau ngapain aja, sebisa mungkin dipadatin 2-3 hal yang dilakuin dalam sehari. Lumayan sih capeknya (dan uang sih. abis buat bensin, tol, parkir. Makan aja ngirit semahal-mahalnya burger king, terfavorit mie ayam yunus hahaha). But overall it was fun.

The first step was to decide our budget, how many guests will we invite, and when the wedding is gonna be held on. These things will help you to find the perfect venue. To save time and energy (and money), I did a lot of phone calls and browsing (for availability, capacity, price and down payment or cancellation fee, facilities, etc.) before I finally decided which venue I'd like to see with my own eyes. Waktu survey harus banyak tanya ini itu biar bener-bener paham tentang peraturan gedung, dan yang pasti harus mastiin vendor rekanannya bagus-bagus atau paling ga namanya familiar. Kalo gedungnya punya, jangan lupa liat album contoh-contoh nikahan yang pernah diadakan disitu biar punya bayangan. And finally we chose Smesco Convention Hall as our venue, for first session wedding on 23 July 2016. We got the vendors list, and then the hard part began: choosing vendors. But thanks to technology, it wasn't hard to look for reviews and vendor performances. Blogs, youtube, instagram, and many of the vendors even gor their own website. It helped us to narrow down our choices. Singkat cerita, setelah pilih-pilih vendor (ada yang dari browsing aja udah jelas mau pilih yang mana, ada yang masih pengen ketemu beberapa vendor buat pilihan, ada yang udah pasti sih tapi pengen meeting dulu biar lebih yakin, banyak-banyak nanya sama marketing venuenya juga), kita meeting sama semua vendor yang udah fix untuk tanya-tanya masalah performance mereka di Smesco, perlu upgrade dari paket Smesco atau engga (dan berapa biayanya), dan hal-hal lain yang perlu ditanyain. Then, kita bikin catatan harus ngapain aja sama tiap vendor untuk persiapan sampe hari H. This was more or less my note (if you want to you can use this note. Don't forget to adapt it to your own vendors though. Bisa jadi beda karena kalo di Smesco modelnya paket wedding dan WO. Ini baru to-do listnya aja yang gw bikin setelah meeting pertama. More info on each vendor will be up in the review post.):

• Venue dan WO HIS: Pastiin fasilitas yang didapat (ada yang mau di take-out dari paket atau ga, apa aja yang perlu diupgrade), minta list MC, kasih persyaratan untuk KUA (kalo di Smesco udah sepaket sama WO jadi mereka yang urus ke KUA Pancoran), pilih tanggal paket honeymoon, tentukan tanggal technical meeting, kasih list tamu VIP, kasih list foto, kasih gambaran rundown

• Catering (Puspita Sawargi): Food testing, minta list menu lengkap plus harga, tanya masalah saran untuk porsi makanan yang sesuai dengan jumlah tamu, dateng ke booth PS di pameran untuk dapet bonus pameran, finalisasi menu dan jumlah porsi, pilih warna dekor.

• Dekorasi (Arrya Decoration): Pastiin paket upgrade dapat apa aja, lihat contoh semua item (pelaminan, pergola, standing flower, backdrop photobooth, wall galery, kursi pelaminan, hiasan, dll) dan contoh warna kain, finalisasi tema, warna, dna item yang mau dipakai.

• Rias dan Busana (Sanggar Talitha): Tentukan berapa banyak keluarga yang mau dirias dan pakai beskap, pastiin paketnya dapat apa aja dan harus nambah berapa banyak, pilih baju untuk akad dan resepsi, pilih baju untuk keluarga dan penerima tamu, fitting keluarga, kasih list nama dan ukuran keluarga yang rias dan beskap, kasihj list nama dan ukuran penerima tamu, fitting H-7.

• Foto Video (Mint Studio):  Tanya detail dapet apa saja, perlu tambah personil fotografer/videografer ga dan berapa biayanya, kasih pilihan lagu untuk video same day edit (SDE) dan dokumentasi wedding, kasih foto-foto untuk looping hari H.

• Entertainment (Taman Music Entertainment): Lihat mereka punya paket apa aja untuk upgrade, pilih singer, kasih list wedding song untuk hari H (kasih lebih dari 25 untuk back up kalau ada lagu yang susah diulik), kasih list nama keluarga dan teman yang boleh sumbang lagu

• WO (Einhardt): Kasih data umum client, kasih list vendor, kasih gambaran rundown, kasih kontrak-kontrak dengan semua vendor, kasih list tamu VIP, kasih list foto, bicarakan teknis hari H (berapa orang in charge dan plottingan tugasnya masing-masing, ada request rundown acara atau tidak)

• Undangan (Ridho Card): Liat-liat contoh, tanya harga dan minimum pemesanan, kasih gambaran design awal, revisi design, liat contoh digital print, ambil undangan dan souvenir, QC, tuker yang gagal, ambil yang baru, list nama undangan, print label, tempel label, kirim.

• Souvenir (Ridho car): Tentukan design, lihat contoh design, ambil hasil jadi.

• Bridesmaid gift: Buat design kartu, revisi design, print, beli tas dan pita, pack, meet the girls!

• Prewedding photo: cari-cari contoh referensi, meeting, siapin properti, foto!

• KUA: Pastiin dokumen apa aja yang diperlukan, urus surat ke RT dan RW, urus ke kelurahan, urus ke KUA domisili.

• Cincin dan Kotak Seserahan (Cikini Gold Center): datang, pilih, pulang.

• Body treatment (Martha Tilaar Bintaro. For brides to be, ini penting!): Tanya paket dan harga, datang sesuai paket yang didapat.

That was my note. More or less. Then we decided which things can we do together at once (contoh: catering pas meeting pertama akan minta list menu dan harga sekalian nanya-nanya tentang jumlah porsi, setelah itu DP di pameran biar dapet bonusan, setelah itu meeting lagi untuk finalisasi menu dan jumlah pemesanannya sekalian tentuin warna dekor untuk taplak dan bunganya), and allocate the meetings to our time table. Jadi terkontrol. Kalo ada yang batal dilakukan di weekend itu, cari-cari lagi bisa ngapain biar waktu nggak kebuang. Begituu deh sampai hari-H. Alhamdulillaah di hari-H secara overall acaranya lancar dan ga ada masalah yang berarti (except for the insane traffic and parking problems on our D-Day).

So that was the big picture of how we prepared our wedding. Sounds so much easier than it actually was. But we survived it anyway haha. More blog posts coming up on each vendors as soon as possible yah :)